Selama pandemic, penggunaan zoom meeting sangat dibutuhkan agar tetap terhubung dengan siapapun, mulai dari pembelajaran jarak jauh hingga melaksanakan rutinitas kerja yang kini harus di rumah saja. Namun terkadang, pertemuan yang dirancang sedemikian rupa bisa berantakan karena kehadiran orang yang tidak diundang.
Karena link Zoom yang bisa diakses oleh publik, beberapa pihak yang tak bertanggung jawab kadang mengacau, keluar masuk seenaknya, bahkan mengganggu jalannya acara. Lalu bagaimanakah cara menghindarinya? Berikut ini adalah beberapa hal yang bisa kamu lakukan.
Gunakan Zoom Video Webinar
Ketika ingin mengadakan suatu acara secara online dan mencakup banyak peserta tanpa mengundang satu persatu, usahakan untuk menggunakan Zoom Video Webinar yang dirancang untuk acara pribadi secara langsung atau sesuai permintaan. Hanya Host, Co-Host dan panelis saja yang berhak untuk berbicara, menampilkan video, dan berbagi layar.
Gunakanlah Fitur Berbagi Layar
Tips Zoom Meeting Tanpa Huru-Hara (via eCampus)
Jika tidak ingin ada orang asing memasuki acara meeting anda, gunakanlah fitur berbagi layar. Fitur ini akan mengendalikan layar dan berbagi konten yang diinginkan dan yang tidak diinginkan dengan grup. Namun, usahakan yang dapat berbagi layar hanya host saja, dengan cara mengubah pengaturan yang ada di dalam aplikasi Zoom Meet.
Kelola Peserta Zoom Meet
Tips Zoom Meeting Tanpa Huru-Hara (via Suara)
Ketika mengadakan Zoom Meet, usahakan hanya peserta yang terdaftar saja yang masuk untuk bergabung. Usahakan selalu mengunci di setiap pertemuan, sehingga jika ada yang ingin bergabung, tetapi bukan anggota, dia akan merasa kesulitan. Selain itu juga siapkan ID rapat sendiri, jika orang lain menginginkan gabung maka berikanlah ID lain yang menggunakan sandi.
Apabila gangguan datang dari dalam peserta sendiri, non aktifkan video dan juga bisukan suara yang sekiranya mengganggu jalannya acara. Selain itu, nonaktifkan juga chat pribadi sehingga chat hanya ditujukan kepada grup saja.
Coba Fitur Waiting Room
Tips Zoom Meeting Tanpa Huru-Hara (via Accesstrade Indonesia)
Fitur Waiting Room adalah fitur penting guna mengamankan Zoom Meeting. Fitur ini diciptakan untuk menyeleksi siapa saja yang akan di ijinkan untuk masuk mengikuti zoom meet. Fitur ini benar-benar cara yang bagus untuk menyaring siapapun yang ingin memasuki acara dan juga mencegah tamu yang tak diinginkan.
Nah ternyata mudah sekali kan mengelola Zoom Meeting? Jika kamu menggunakan cara-cara di atas, kamu bisa mengadakan pertemuan tanpa takut terganggu oleh hal-hal yang tidak sesuai dengan jalannya acara. Semoga membantu.
Tips Zoom Meeting Tanpa Huru-Hara (via Ruang Muda)